Document Reporting Compliance : Optimisez Votre Conformité Documentaire
L’outil DRC (Document Reporting Compliance) dans SAP permet à votre entreprise de répondre aux besoins de conformités locales, par l’émission des documents électroniques, des rapports statutaires ainsi que l’automatisation des processus de conformité au niveau international. La solution fournit un allègement réglementaire en tant que service en surveillant les changements juridiques et en apportant des solutions de mises à jour qui vous permettent de répondre rapidement aux évolutions des réglementations telles que les taxes sur les emballages plastiques.
De nombreuses entreprises mondiales effectuant une transformation numérique avec S/4HANA souhaiteraient également définir dans leurs stratégies une approche globale pour le reporting et la facturation électronique (documents électroniques, eDocument/eDocs dans SAP, e-Reporting). Cette approche est nécessaire pour disposer d’une solution durable et évolutive au lieu de multiples intégrations avec différents outils et fournisseurs. La facturation électronique est l’un des composants de SAP Document and Report Compliance (DRC) ainsi que du reporting statutaire.
DRC couvre les mandats de facturation électronique dans 35 pays à travers le monde. SAP collabore avec des experts en législation locale pour mettre à jour la solution avec les dernières modifications en temps opportun et étendre le nombre de pays pris en charge. Cette solution est en cours d’adaptation pour la France afin de couvrir l’obligation règlementaire de dématérialisation de facture, repoussée pour 2026. SAP DRC se positionne dans ce contexte comme un Opérateur de Dématérialisation
Les délais de mise en oeuvre pour chaque pays sont différents en fonction de la complexité des lois locales. Par exemple, SAP inclut dans ses présentations de facturation électronique spécifiques à chaque pays des délais typiques :
- 6 mois pour les mandats de facturation électronique avec des formats locaux uniques comme l’Italie,
- 1,5 à 3 mois pour la facturation électronique dans les pays du réseau Peppol comme l’Allemagne et la Belgique
Ces délais restent approximatifs et sont donnés pour les cas où SAP est déjà équipé pour le pays concerné et où les composants applicatifs et cloud sont en place. Ils incluent la mise en œuvre de mandats locaux, c’est-à-dire la génération de formats de facturation électronique locaux uniques et conformes.
Les factures électroniques sont signalées en temps réel pour fournir :
- contrôle continu des transactions pour les autorités fiscales
- communication avec les partenaires commerciaux. Vous pouvez envoyer des factures de ventes à vos clients et recevoir des factures d’achat de vos fournisseurs via l’administration fiscale. Cela dépend du mandat légal local.
Quelques jours seulement peuvent être accordés pour soumettre chaque facture électronique. Si le délai n’est pas respecté ou si les factures électroniques ne sont pas conformes, des risques de pénalités et d’audits apparaissent. Cela signifie que cette solution de facturation électronique doit couvrir au moins les processus courants dès sa mise en service et que vous avez besoin d’un plan de mise en œuvre rapide.
DRC a une architecture à plusieurs composants avec plusieurs modèles de déploiement, où chaque composant et aspect a besoin d’un support :
- SAP ERP et DRC (support des processus métiers pour générer les documents sources)
- Intégration (par exemple mise à jour des certificats dans SAP Integration Suite)
- erreurs renvoyées par les autorités fiscales locales. Par exemple, le portail de l’administration fiscale a validé votre facture électronique et y a identifié des objets interdits ou des valeurs erronées. Exemple, la facture électronique contient une combinaison interdite de code TVA et de type de facture électronique locale ou le montant de la TVA ne correspond pas au taux en pourcentage ou aux montants bruts et nets de la TVA (une mise à jour des paramètres de mappage ou des extensions est nécessaire).
SAP DRC vise à réduire le nombre de fournisseurs intermédiaires. Lorsqu’elle est autorisée par le mandat légal local, la solution DRC E2E est censée avoir une connexion directe entre SAP Integration Suite et les plateformes fiscales locales. Cela signifie que vous devez veiller à l’enregistrement des canaux de production et de test auprès des plateformes fiscales locales et des fournisseurs de signatures numériques. Le processus d’enregistrement peut prendre du temps pour remplir les formulaires requis, les signer numériquement et obtenir l’approbation d’un bureau des impôts. Un test d’interopérabilité entre votre solution et votre plateforme fiscale via un canal de test peut être nécessaire dans certains pays pour passer en production.
La facturation électronique DRC bénéficie d’une intégration standard :
- Intégration avec VIM (Vendor Invoice Management d’OpenText) pour automatiser la publication des factures fournisseurs. De plus, la facturation électronique DRC peut être intégrée à SAP Central Invoice Management côté cloud. L’intégration avec des solutions alternatives de gestion des factures entrantes est également possible.
- Intégration avec ARIBA
- Intégration avec Concur
DRC présente de nombreux avantages conviviaux, offrant des expériences utilisateurs et une piste d’audit exceptionnelle. Il est entièrement intégré aux processus métiers. Par exemple, vous pouvez accéder à la facture électronique directement à partir des documents sources FI/SD/MM. Vice versa, vous pouvez explorer le document source à partir du cockpit eDocument. Il permet un traitement des données, une surveillance, des corrections et une traçabilité complète des données en temps réel, transparents et précis, ainsi que la traçabilité complète du cycle de vie des factures électroniques. Il y a de la flexibilité dans l’interface utilisateur Cockpit, où vous pouvez ajouter certains champs avec une personnalisation et n’importe quel champ avec une extension, etc.
Nous sommes convaincus par la solution et son efficacité. InTenz est en parfaite capacité pour vous accompagner sur l’intégration de cette solution, mais avant tout de définir précisément le périmètre d’action ainsi que les spécificités liées à votre organisation.
Nous savons vous accompagner pour éviter les pièges de la réforme ou encore de faire les meilleurs choix d’architecture pour votre système d’information tout en gardant l’optique de l’utilisation métier.
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