Vendor Invoice Management : Rationalisez les processus financiers.
Optimisez la gestion de vos factures fournisseurs
OpenText™ Vendor Invoice Management for SAP® Solutions représente une solution innovante pour la gestion et le traitement des factures, intégrée de manière transparente à l’environnement SAP.
En exploitant des règles, des rôles, et des actions préconfigurés, cette solution perfectionne et automatise l’intégralité du processus, de la réception à la comptabilisation. Elle englobe des procédures dédiées aux factures, aux commandes de vente, ainsi qu’aux bons de livraison, tout en offrant un support complet pour les processus de documents sur mesure.
La solution intègre les données, quel que soit leur canal d’acquisition ( XML, IDOC, Email, Pdf, … ). En l’absence de données dématérialisées, l’OCR d’OpenText interprête automatiquement le contenu du formulaire, et lance le traitement d’intégration et de validation dans SAP.
Cette solution centralise et automatise le traitement des factures fournisseurs, améliorant considérablement la productivité tout en réduisant les erreurs manuelles.
Les étapes clefs d'un processus VIM
- Numérisation / Import électronique / Archivage.
Les factures fournisseurs sont capturées dès leur réception. VIM permet une réception fluide, que ce soit par voie électronique, e-mail, ou tout autre canal défini, garantissant une centralisation efficace des documents.
- Capture / Transformation.
Une fois reçues, les factures subissent un processus de transformation automatisé. OpenText VIM utilise des technologies avancées, y compris la reconnaissance optique de caractères (OCR), pour extraire les données clés et les intégrer de manière transparente dans le système SAP.
- Indexation / Validation.
Les données extraites sont soumises à une vérification rigoureuse par rapport aux règles prédéfinies et aux données existantes dans le système. Les informations manquantes ou incorrectes sont complétées de manière automatisée ou requièrent une intervention humaine, garantissant une exactitude maximale. Les factures passent par un processus d’approbation configurable en fonction des règles de l’entreprise. Les workflows d’approbation garantissent une conformité rigoureuse tout en accélérant le processus global.
- Comptabilisation.
Une fois les factures approuvées, VIM facilite la création des documents comptables et déclenche le processus de paiement.
Fonctionnalités Innovantes de VIM
Smart Coding : La fonctionnalité Smart Coding de VIM révolutionne le traitement des factures en automatisant l’attribution intelligente des codes comptables. Grâce à des algorithmes avancés, Smart Coding apprend des schémas d’affectation passés et applique ces connaissances pour suggérer automatiquement les codes appropriés, réduisant ainsi le temps nécessaire à la saisie manuelle et minimisant les erreurs.
Détermination des Business Partners : VIM excelle dans la détermination automatique des partenaires commerciaux associés aux factures. En utilisant des mécanismes de correspondance intelligents, cette fonctionnalité identifie les partenaires commerciaux, associant correctement les factures aux fournisseurs appropriés, ce qui simplifie considérablement le processus de gestion des documents financiers.
Fonctionnalité de traduction avancée : Dans ses versions les plus récentes, VIM possède un module de traduction des commentaires. Ce module principalement utilisé dans les grandes entreprises permet de mettre à disposition automatiquement les commentaires des utilisateurs dans différentes langues.
Capacités RPA (Robotic Process Automation) : Intégrant des capacités avancées de RPA, VIM automatise les tâches répétitives et chronophages du processus de gestion des factures. Les robots logiciels de VIM effectuent des actions telles que la saisie de données, la vérification des informations, et même l’interaction avec d’autres systèmes, libérant ainsi les ressources humaines pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Des scénarios préconfigurés et une compatibilité absolue : Ces scénarios permettent de gagner un temps considérable dans l’implémentation de VIM dans vos processus.
Nos experts vous accompagnent dans la configuration de toute la solution SAP, du paramétrage aux éventuels développements spécifiques complémentaires.